Eine Ex-Chefsekretärin schreibt Klartext Sekretärinnen? Gibt's die überhaupt noch? Oh ja, und ohne sie läuft gar nichts! Sie sind Chefnavi, lebende Database, Frühwarnsystem, Lebenshilfecoach und Crashtest-Dummy in Sachen Kommunikation und Führung. Doch meist wirken sie unsichtbar im Hintergrund. Assistentinnen sind "die Manager der Manager", bringt es Bestsellerautorin Katharina Münk auf den Punkt. Und sie fragt in »Mal eben kurz den Chef retten«: Was macht das neue, flexible, digital vibrierende Arbeitsleben mit den Frauen in den Vorzimmern und den Schreibpools des Landes? Wie funktioniert das Soziotop »Chef/-in und Assistenz« heute, wenn nur noch von irgendwo gemailt und nicht mehr gesprochen wird? Ein pointenreiches und lehrsames Buch über den ganz normalen Arbeitswahnsinn von Führungskräften und Geführten. Ein Must-have für alle Sekretärinnen. Aus dem Buch: »Wir rollen gerade zum Gate. Kann noch nicht telefonieren. Was will ein Chef damit sagen? Dass er an mich denkt? Dass er sich langweilt? Dass er den Flug überlebt hat? Oder ist er der, der im Cockpit sitzt?«

Katharina Münk hatte früher manchmal Mordgelüste, wenn sie an ihrenChef dachte. Davon ist die Bestsellerautorin von Sachbüchern und Romanen ("Und morgen bringe ich ihn um!", "Die Insassen"), längst abgekommen. Einige ihrer Buchtitel wurden verfilmt oder kamen auf die Bühne. Münk war 25 Jahre Sekretärin auf Geschäftsführungs- und Vorstandsebene und ist heute als zertifizierter Personal Coach und Trainerin für Fach- und Führungskräfte tätig. Ihre Kolumnen im Büromagazin working@office sind in der Szene Kult. www.kmesc.de

A + K = E ODER WARUM ICH DIESES BUCH GESCHRIEBEN HABE "Sekretärin? Was macht ihr da heutzutage eigentlich genau? Gibt's euch denn überhaupt noch?" Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor? Sie ist nicht gerade eine Unverschämtheit und hat heute durchaus eine gewisse Berechtigung, aber man kommt sich da schon herausgefordert vor. Würde man diese Frage auch unseren Vorgesetzten stellen? "Manager? Was macht ihr da heutzutage eigentlich genau?" Vielleicht möchte man das Wort "Sekretärin" erst einmal durch einen zeitgemäßen, internationalen und geschlechtsneutralen Begriff ersetzen, um zu verhindern, dass beim Gesprächspartner ein Kopfkino abläuft, das gegebenenfalls nichts mit der heutigen beruflichen Wirklichkeit zu tun hat. Nehmen wir zum Beispiel den Begriff "Office-Manager". Vielleicht kann man damit ganz individuell und ganz spezifisch sehr gut auf obige Frage antworten, mal mehr, mal weniger wortreich, mal mit, mal ohne Verbal-Aufhübschung. Aber bei einer gemeingültigen, treffenden Berufsangabe für uns wird es bereits schwieriger. Auch meine Antwort ist meistens durchaus wortreich: "Ja, es gibt uns zuhauf! So circa 400 000 Mal in Deutschland, darunter schätzungsweise 6 000 Männer, also 1,5 Prozent. Wir sind ausspähsichere Wächterinnen und Koordinatorinnen der analogen und der digitalen Unternehmenswelt. Persönliche Daten-, Kommunikations- und Mobilitätsmanager. Kurzum: Wir sind die Manager der Manager. Noch Fragen?" Weil ich dann so schön in Schwung bin und um es etwas anschaulicher zu machen, wage ich gegebenenfalls noch die Anmerkung, dass das prominenteste Beispiel - noch dazu ein echter Quotenmann - Georg Gänswein sein dürfte, Privatsekretär bei Papst Franziskus und Papst Benedikt, also ein wahrer Teamassistent mittlerweile. Meine Gesprächspartner sind dann nach kurzer Sprachlosigkeit mehr oder weniger spontan überzeugt. Ziel vorerst erreicht - auch wenn ich bei der Beantwortung der Frage mindestens sechs Berufsumschreibungen verwendet habe. Unser Problem ist nicht, dass uns die Worte fehlen, sondern dass wir zu viele Worte aufwenden müssen, um uns zu erklären. Wir sollten eine Ausschreibung für die ultimativ passende Berufsbezeichnung machen, die das breite Spektrum, das wir bedienen, auf den Punkt bringt! Sie ahnen: Ein Buch über die Frauen, die im Grunde schon immer für die Frauenquote auf den Führungsetagen gesorgt haben und es noch tun, ist nicht "mal eben kurz" geschrieben. Denn ihre Geschichten und Profile sind heute so vielfältig wie die Flora und Fauna des mittleren Amazonas. Mit uns lassen sich alle Bereiche der heutigen Arbeitswelt exemplarisch beleuchten: Wie unser Job aussieht und ob er uns gefällt, ist eine Frage des Stellenprofils, der Personalauswahl, der Führung, der Kommunikation, der Motivation, der Entwicklung und vor allem der Menschen selbst - auf beiden Seiten des Schreibtisches. Wir können Auskunft darüber geben, wie das Verständnis von Kommunikation und Führung heute in den Unternehmen gelebt oder eben nicht gelebt wird, denn nirgendwo sonst wird das so unmittelbar und deutlich spürbar wie in der "Nahkampfzone" Sekretariat - im oft unterschätzten kleinen Team "Führungskraft und Assistentin". Insofern sind wir eine Art Microlab - oder eben die Crashtest-Dummys in Sachen Führung! Unser Job ist glücklicherweise vor allem noch eines: Schnittstelle nicht nur für Daten, sondern für Menschen, für einen ganzen Haufen unterschiedlichster Typen, die genauso oft an ihrem Job verzweifeln wie wir an unserem! Ohne jemanden, der die Fäden zusammenhält, vermittelt, erinnert, fragt und lenkt, also ohne koordinierende Bodenstation, wäre selbst die NASA das reinste Himmelfahrtskommando. Es ist also höchste Zeit, dass wir uns das Copyright an uns selbst sichern. Befassen wir uns und andere zur Abwechslung einmal mit uns selbst und denken öffentlich darüber nach, wer wir eigentlich sind, wer wir nicht sind und welche Rolle wir in Zukunft spielen wollen. Lassen Sie uns die Chefs aktiv einbinden, wenn es um unseren Beruf und unsere Position geht. Sicher, unsere Führungskräfte lassen sich lenken von dezenten Regieanweisungen, sprechen kokett von "meiner" oder "unserer Chefin", lassen sich ihren breiten Rücken freihalten. "Ja", sagt da ein Manager "sie managt mich" oder "Die kennt den Laden besser als ich". Ein anderer sagt "She keeps me out of trouble", was einen fast schon wieder nachdenklich stimmt. Ist er im Umkehrschluss also "in trouble", wenn sie nicht da ist? "Being in trouble" ist keine schöne Sache für einen CEO Wie auch immer, der Rest der Vorgesetzten schweigt und geht in fröhlicher Selbstverständlichkeit davon aus, dass die Frau hinter ihm genau das denkt, was er auch gerade denkt, und ihm Dinge sagt, von denen er noch gar nicht weiß, dass er sie wissen wollen wird. In meinen Coachings bemerke ich aufseiten der Führungskräfte oft eine bemerkenswerte Zurückhaltung oder Unsicherheit, wenn es um den doch eigentlich erfrischenden Perspektivwechsel "Wie geht es meiner Assistentin?" geht. Es gibt Vorgesetzte, die Personalmaßnahmen für ihre persönliche Assistentin zwar abnicken, aber nachher kein Wort mehr darüber verlieren. Nicht jeder Chef fragt nach Abschluss einer Coaching-Maßnahme: "Frau Münk, jetzt haben Sie sich ja mit meiner Sekretärin unterhalten. Muss auch ich jetzt eigentlich irgendetwas anders machen als vorher?" So manchem Fragesteller wird spätestens jetzt klar, dass es hier nicht "nur" um die Sekretärin, sondern im Grunde um die Themen Kommunikation und Führung geht. Mitunter werden dann Dinge geäußert, die eigentlich schon seit Jahren auf der Hand liegen: "Oh, das hat sie mir aber nie so gesagt", "Nein, das habe ich ihr nie gesagt" oder "Oh, ich habe immer gedacht, das sei schon klar." Wie gut kennen wir einander überhaupt? Für so manche Assistentin mag der Chef jemand sein, der a) nie Zeit hat, b) immer unterwegs ist und c) völlig andere Dinge im Kopf bewegt. Für so machen Chef dagegen mag die Assistentin eine Art Windschatten-Wesen sein, das er kaum kennt, weil sie nichts sagt, wenn er nicht fragt. Vielleicht "teilt" er sich ihre Dienstleistung auch mit sechs weiteren Kollegen. Ja, dieses Buch ist wohl auch die lakonische Geschichte über zwei Personen, die tagtäglich zusammenarbeiten und sich dennoch fatalerweise irgendwie ein Rätsel bleiben. Das gilt es zu ändern, denn was immer Assistentinnen für sich erreichen möchten, es ist umso wirkungsvoller, je enger ihre Chefs eingebunden werden. Das Thema "Führung und Assistenz" in einer sich verändernden Arbeitswelt wird nun einmal maßgeblich von den Führungskräften bestimmt, wenn es um Entscheidungen und deren nachhaltige Verankerung geht. Wir sollten sie mit ins Boot holen statt auf unzähligen Kongressen und Bildungsveranstaltungen eine reine Damenregatta zu veranstalten. Ich bin der festen Überzeugung, dass erst die Mischung aus Perspektivwechsel und Verständnis für den anderen einerseits und dem Mut zum offenen, durchaus konfrontativen Dialog andererseits das bringt, was wir uns alle so gern auf die Fahnen schreiben: Entwicklung. Meine Formel lautet A + K = E - Akzeptanz plus Konfrontation gleich Entwicklung. Auf diese Weise können Chefs und Assistentinnen Aufrichtigkeit in Worte kleiden und dies auch überleben. Sind die Führungskräfte überhaupt noch zu retten, beziehungsweise wollen sie sich überhaupt noch von uns retten lassen? In Zeiten von Digitalisierung, Verdichtung, Zeitknappheit und unübersichtlich flachen Hierarchien ist das Schnittstellenmanagement für viele Chefs unverzichtbar, um den Durchblick zu behalten. Ist ihnen das überhaupt bewusst? Eines ist sicher: Kommunikation und Aufmerksamkeitsspannen verkürzen sich, Worte werden nicht mehr ausgesprochen, sondern verschickt. Vernetztes Arbeiten und unzählige Apps sollen den Alltag effektiver und schneller machen, und man fragt sich, ob er dadurch nicht vor allem unübersichtlicher wird. All das setzt neue Kompetenzen im Daten- und Prozessmanagement voraus, und überall da, wo die Anforderungen steig...